EMPRESA

Virtual-Es S.A.S de ahora en adelante nombrado como (Virtuales), es una empresa creada en Colombia, constituida por un grupo de profesionales que ha considerado crear una plataforma virtual, que soporta la realización de eventos, ferias, reuniones, capacitaciones, charlas y conferencias de carácter virtual o hibrido.

GENERALIDADES

Para el correcto cumplimiento de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Ley 1266 de 2008, define los siguientes tipos de datos de carácter personal:

Dato intimo o privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato, y solo se puede obtener con el consentimiento del titular.

Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.

Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.

Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes categorías especiales de datos personales:

Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

Datos personales de los niños, niñas y adolescentes (NNA): Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó “los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de tratamiento siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular”.

La Ley 1581 define los siguientes roles:

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Administrador de la base de datos personales: funcionario o encargado que tiene a cargo y realiza el tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal.

Otras definiciones

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Solicitud: Petición del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Consultas: Facultad que tiene toda persona natural de solicitar y obtener de Virtuales una orientación o una opinión en relación con sus datos personales.

Reclamo: Manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona natural por el tratamiento de sus datos personales.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

Virtuales tiene los siguientes deberes en el tratamiento de la información personal:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley;

Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto, en todo momento, a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

Tramitar las consultas y solicitudes formuladas en los términos señalados en la ley.

Adoptar las políticas y procedimientos necesarios para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y solicitudes.

Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad competente.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Virtuales como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a Virtuales como Responsable, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Ser informado por Virtuales como Responsable del tratamiento o Encargado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos personales del Titular.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluso a través de medios electrónicos.

Decreto Único del Sector Industria y Comercio – Decreto 1074 de 2015 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de estos.

Los anteriores derechos se entienden, sin perjuicio de las obligaciones legales, administrativas, de seguridad y diligencia que Virtuales debe tener en ejecución.

FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES.

Virtuales realizará el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, entre otros) de los datos personales de acuerdo con lo establecido por la ley y los mandatos judiciales o administrativos, así como por lo dispuesto en las autorizaciones cuando corresponda para cumplir en especial las actividades propias de su función.

Virtuales deberá obtener la autorización sea de manera, electrónica o digital o en cualquier formato que permita posteriormente su reproducción, cuando sea para el ejercicio de sus funciones.

Así mismo, cuando se trate de actividades de promoción, divulgación o capacitación, charlas, conferencias o eventos solicitará las autorizaciones respectivas cuando se vaya a dar un uso diferente y que no corresponda al ejercicio de sus funciones.

El tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal.

Virtuales realizará el tratamiento de los datos personales en cumplimiento de sus funciones legales o judiciales y de acuerdo con las finalidades establecidas en las autorizaciones respectivas cuando corresponda. De manera particular para las siguientes finalidades:

En relación con la naturaleza y las funciones propias de Virtuales.

El Tratamiento de los datos se realizará con las siguientes finalidades:

Recolección de información para la realización de eventos, ferias, reuniones, capacitaciones, charlas y conferencias de carácter virtual o hibrido.

Recolección de información para enviar invitación a participar en las actividades que desarrolla virtuales, como lo son las ferias, eventos, o reuniones, capacitaciones, charlas y conferencias de carácter virtual o híbrido.

Divulgación de las actividades propias de las funciones que realiza virtuales.

Recolección de información, para entrega a los distintos clientes de Virtuales que organizan eventos, ferias, conferencias, de carácter virtual o híbrido.

Debido a modelo de operación de Virtuales, todos los datos son almacenados en la nube de Amazon y serán administrados por Virtuales. En relación con el funcionamiento de Virtuales.

Talento Humano

El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, independientemente del tipo de relación jurídica entablada con Virtuales (incluye, entre otros, funcionarios, exfuncionarios, judicantes, practicantes, aspirantes a cargos e hijos de los funcionarios).

Clientes.

El tratamiento de los datos se realizará para la vinculación de los clientes con Virtuales para la naturaleza propia de la prestación de sus servicios.

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por Virtuales, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud, salvo que se requieran para el ejercicio de funciones legales o cuando exista orden de autoridad administrativa o judicial.

DATOS DE MENORES DE EDAD.

Virtuales no recolecta datos de menores de edad, pues sus actividades y funciones propias no están diseñadas para esa población, sin embargo, en caso de ser detectados datos de niños, niñas y adolecentes (NNA), tratará los datos conforme al interés superior de los niños, niñas y adolescentes (NNA), y respetando sus derechos fundamentales. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.

CONSULTAS Y RECLAMOS

Para realizar consultas sobre la información personal que reposa del titular en las bases de datos de Virtuales o solicitudes encaminadas a corregir, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización, la entidad dispone de los siguientes canales:

Canal Ubicación Horario de Atención

Correo habeasdatata@virtuales.io

Toda Solicitud recibida fuera del horario establecido para la atención al público, se entenderá recibida el día hábil siguiente Las consultas se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente de la fecha de su recepción.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que será atendida, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

REVOCATORIA Y/O SUPRESIÓN DE DATOS

El Titular de datos personales tiene derecho en todo momento a solicitar a Virtuales, la revocatoria y/o supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando no se trate de datos utilizados para las actividades propias de la misión de la Entidad, los cuales se regirán por la normativa especial.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto y Virtuales como responsable del tratamiento de datos personales puede negar o limitar el ejercicio de este cuando:

El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Los datos sean datos utilizados en las actividades de la misión de la entidad.

No obstante, lo anterior, se garantizará que los datos se utilicen exclusivamente para el fin solicitado y se dé a la información la reserva correspondiente.

DISPOSICIONES GENERALES

Virtuales podrá realizar la transferencia de datos a otros responsables del tratamiento cuando se realice en el ejercicio de sus funciones, obligaciones, o cuando así esté autorizado por el titular de la información o por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

Virtuales podrá enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:

Para el ejercicio de sus funciones.

Cuando cuente con autorización de titular.

Cuando sin contar con la autorización exista entre el responsable y el encargado un contrato de transmisión de datos.

La ley exceptúa del régimen de protección (i) los archivos y las bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico; (ii) los que tienen por finalidad la seguridad y la defensa nacionales, la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, (iii) los que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia, (iv) los de información periodística y otros contenidos editoriales, (v) los regulados por la Ley 1266 de 2008 (información financiera y crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países) y (vi) los regulados por la Ley 79 de 1993 (sobre censos de población y vivienda).

La política establecida por Virtuales respecto al tratamiento de Datos Personales podrá ser modificada en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y la misma entrará en vigencia y tendrá efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por la entidad para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.